Diensten Als zelfstandig professional bied ik flexibele en deskundige ondersteuning aan organisaties, projectteams en management binnen diverse sectoren. Mijn kracht ligt in het ontzorgen, structureren en coördineren, zodat u zich kunt richten op de inhoud en besluitvorming.
Secretariële en bestuurlijke werkzaamheden
Het voorbereiden, vastleggen (inclusief actie- en besluitenlijsten) en archiveren van vergaderingen binnen afgesproken termijnen.
Opvolging en bewaking van openstaande actiepunten uit vergaderingen.
Verzamel- en distributiepunt van input ter voorbereiding van overleggen.
Het managen van agenda’s van projectdirectie en/of projectmanagers.
Het opzetten en beheren van de projectadministratie.
Voorraadbeheer kantoorartikelen.
Administratieve ondersteuning.
Organisatie & Planning
Zelfstandig organiseren van interne en externe vergaderingen/bijeenkomsten, rekening houdend met agenda’s, urgentie en beschikbaarheid.
Verzorgen van centrale communicatie binnen de projectorganisatie met betrekking tot vergaderingen, besluitvorming en planning.
Ondersteuning bij presentaties, verzamelen van input, samenstellen in de huisstijl en distribueren.
Het bewaken van planningen en deadlines.
Het stroomlijnen van communicatie tussen projectpartners.
Het organiseren van evenementen, teamdagen, bedrijfsborrels, zomer-BBQ’s en verhuizingen van gehele projectlocaties.
Contractmanagement
Ontvangen, controleren en verzenden van inkoop- en contractdocumenten.
Volledige documentcyclus beheren: zorgdragen voor ondertekening door projectdirectie en opdrachtgevers en verspreiding naar betrokken partijen.
HRM
Zorgdragen voor volledige onboarding (systeemtoegang, communicatie, introductie).
Offboarding: intrekken van rechten, inplannen en uitvoeren van exitgesprekken evaluatiegesprekken en het opstellen van een eindrapportage.
Bijhouden en bewaken van personeelsplanning in samenwerking met moederbedrijven/brokers.
Eerste aanspreekpunt voor HR-gerelateerde vragen vanuit het project.
Administratieve verwerking van geheimhoudingsverklaringen, ICE-formulieren en andere vertrouwelijke documenten volgens AVG en projectprotocol.
Rapportage aan leidinggevenden over personeelsmutaties en contract statussen.
Verantwoordelijk voor het actueel houden van verplichte certificeringen onder de projectteamleden (zoals VCA VOL, GPI en BHV). Bij verlopen certificaten zelfstandig actie ondernemen.
